Alumni Association Digital Transformation Report

第1回 合同デジタル担当者会議 議事録

2026年2月28日 宮本公民館

Abstract (要旨)

本会議は、同窓会という組織の存在意義を「地域への開放」という文脈で再定義する重要な転換点となった。長沢新会長の方針に基づき、従来の閉鎖的な運営から脱却し、地域貢献と内部活性化を目指す方針が確認された。また、その運営を基盤から支えるためのデジタル化（DX）戦略について討議された。

主な決定事項と今後の方向性：

  • 規約の柔軟化による会員資格の拡大（他学部、家族、友人の受け入れ）と参加ハードルの低下。
  • 義務的な活動を廃止し、自発的な「プロジェクト・実行委員会形式」による参加型運営への移行。
  • 会長直轄の「デジタル推進組織」の独立・新設と、スキル人材のスカウト。
  • LINE WORKSによる連絡網構築と、Googleドライブ移行による「脱USB宣言」の推進。
  • ホームページのハブ化、およびAI活用による業務効率化・会員支援の実施。
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新執行部の方針：「開かれた同窓会」への転換

長沢新会長の方針に基づき、従来の閉鎖的な運営から地域に開かれた組織への変革を目指す。

1.1. 基本コンセプトと定義

  • 地域貢献と内部活性化: 単なる会員数拡大を目的とせず、地域への貢献を通じて組織全体を活性化させる。
  • 会員資格の柔軟化: 規約に「原則として」の文言を追加し、他学部（まちづくり学部等）、家族、友人も運用上受け入れ可能とする。
  • 参加のハードル低下: 1,200円程度の会費でイベントや同好会に気軽に参加できるようにする。

1.2. 組織理念の5つの柱（苦しさからの脱却）

  • 楽しさと笑顔: 義務的で苦しい活動を見直し、笑顔と感動を重視する。
  • 繋がりと絆: 会員間の分断や孤立を防ぎ、仲間意識を醸成する。
  • 健康と生きがい: 無理のない範囲で、健康的な活動を推進する。
  • 開放と貢献: 組織の閉鎖性を排除し、広く地域社会に寄与する。
  • 創造と挑戦: 前例踏襲から脱却し、新たな取り組みに積極的に挑戦する。

1.3. 運営スタイルの変革

  • 参加型運営: 役員が準備し会員（お客様）をもてなす従来型から、会員自身（特に理事）が企画・運営に参画するスタイルへ移行する。
  • プロジェクト・実行委員会形式: 3大行事などの義務的な負担を廃止し、自発的にやりたい人が集まるプロジェクト制を採用する。
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デジタル化（DX）戦略と組織再編

組織運営をデジタル面から支援するため、新たな体制構築とツール導入を進める。

2.1. デジタル推進組織の独立化

  • 組織再編: 既存の「ホームページ制作チーム」と「デジタル担当者会議」を統合し、会長直轄の独立した機関として新設する。
  • 人材確保: 各部署からの選出に加え、ＰＣ研究会などからデジタルスキルを持つ人材を個別にスカウト（一本釣り）する。

2.2. 導入ツールと運用ルール

  • LINE WORKS の導入:
    • メリット：既読確認（未読者の把握）が可能、データ保存、PCブラウザ利用可能（インストール不要）。
    • 運用状況：現在15〜16名登録済み。無料枠（30名）を活用し、主要な連絡網として運用。
  • Googleドライブ によるクラウド管理:
    200GBの容量を活用。従来のUSBメモリによる属人的な管理から脱却し、組織的なデータ共有・蓄積へ完全移行する（脱USB宣言）。
  • 生成AI と動画の活用:
    AIを用いた議事録の自動作成や、会議の5分ダイジェスト動画の制作により、情報共有の効率と理解度を向上させる。

2.3. 会員のデジタル化支援

  • スマホ・AI講座: 公民館での生成AI講座が定員超過となるなど需要が高い。初心者向けスマホ支援やボランティア講師の派遣を検討する。
  • AIへの向き合い方: 個人情報保護に留意しつつ、「AIは愛」という前向きな姿勢で活用スキルを磨く。
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HPの活性化と有料化

  • HPのハブ化: 一方向の情報発信にとどまらず、川柳、俳句、八葉会の各同好会の活動をリンクで結び、双方向のコミュニケーションを促すハブサイトへ進化させる。
  • 有料版へのアップグレード: （実施済）広告表示の削除、データ容量の拡大、サイト動作の安定化を目的とする。
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外部関係の構築

  • 現状の課題: ルームアドバイザー（RA）の一部に同窓会に対する否定的な意見があり、新規入会の阻害要因となっている。
  • 対策: 接点を増やし、コミュニケーションの機会（面積）を拡大する。RA推薦制度（3年更新）のプロセスにおいて、事前すり合わせや面談を行う仕組みの導入を検討する。
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財務課題と今後のアクションプラン

財務と資産管理

  • 余剰金の活用: 10万円程度の資金余力があるため、有用な備品購入を検討する。
  • 保管場所の問題: 組織としての固定の住所（事務所）がないため、大型備品（モルック、ボッチャ、eスポーツ機器、プロジェクター等）の保管場所および運搬方法の確保が急務。

今後のアクションと論点

  • 新組織の立ち上げ: 会長直轄のデジタル独立機関の正式設置と、責任者の任命を行う。
  • 名称の決定: 新しいデジタル会議の名称として、「デジカフェ」など親しみやすい案を引き続き検討する。
  • 脱USBの推進: Googleドライブへの移行を徹底する。
  • 名簿の戦略的活用: 個人会員の所属同好会や参加状況を把握し、孤立を防ぐ「見守りシステム」構築へ。